MS Office Word und Erstellung von PDFs
MS Office Word
Das Microsoft Office Programm Word wird gerne genutzt, um (Text)Dokumente zu erstellen. Diese haben in der Regel die Dateiendung .doc bzw. .docx.
Bei der barrierefreien Erstellung von Word-Dokumenten gilt es, einige Schritte von Beginn an zu beachten. Werden diese von Anfang an beachtet und umgesetzt, ist das Dokument direkt während der Erstellung bereits barrierearm oder gar -frei und man spart sich die Mühsame Aufbereitung im Nachgang. Lesen Sie sich daher die folgenden Information VOR der Erstellung eines Dokumentes gut durch und bereiten Sie sich Ihr Office Programm entsprechend bereits vor (z.B. durch Einrichten der Formatvorlagen).
Das Kompetenzzentrum für digitale Barrierefreiheit hat eine Checkliste erarbeitet, der Sie alle wichtigen Schritte zur Erstellung barrierefreier Dokumente entnehmen können.
Hinweis: Mit Klick auf die Download-Links laden Sie sich die Dateien direkt von der Webseite des Kompetenzzentrums herunter.
Wie arbeitet ein Screenreader und worauf habe ich bei der barrierefreien Erstellung zu achten?
Das folgende Video wurde vom Kompetenzzentrum digitale Barrierefreiheit.nrw in Zusammenarbeit mit dem ZfL erstellt.
Sie sehen darin ein Worddokument, das von einem Screenreader vorgelesen wird. Ergänzend wird erklärt, was die Probleme sind, wenn ein Dokument nicht barrierefrei erstellt wurde, und wie Sie diese Probleme vermeiden.
Tipps
Tipp 1 – Überschriften: Nutzen Sie Formatvorlagen und weisen Sie darüber die Überschriften im Text aus.
Tipp 2 – Grafiken: Formulieren Sie für Bilder und Grafiken Alternativtexte.
Tipp 3 – Links: Verlinken Sie „sprechende“ Wörter oder Textteile (nicht „hier“).
Tipp 4 – Tabellen: Markieren Sie in Tabellen die Kopfzeile und die erste Spalte.
PDF Erstellung
Am einfachsten generieren Sie eine barrierefreie PDF-Datei, indem Sie ein bereits barrierefrei erstelltes (Text)Dokument als Ursprungsdatei nehmen und dieses in ein PDF umwandeln. Das heißt, die Hauptarbeit liegt im Vorfeld in der barrierefreien Erstellung von (Word) Dateien. Wenn Sie dabei bereits alle Hinweise beachten, so haben Sie bereits das Meiste geschafft und das darauf generierte PDF-Dokument ist ebenfalls barrierefrei.
Wenn Sie Ihre Dokumente zur Verfügung stellen, geben Sie am besten immer beide Varianten (word und PDF) heraus. So können betroffene Personen selbst entscheiden, welche Variante ihnen mehr zusagt.
Ein PDF bietet zwar den Vorteil, im Nachgang nicht mehr (z.B. aus Versehen) verändert werden zu können und somit konsistent zu bleiben, es hat aber auch den Nachteil, dass es im Nachgang durch die Anwender nicht mehr verändert werden kann, wenn diese sich das Dokument an eigene Bedürfe (Schriftgröße, Farben, Schriftarten etc.) anpassen möchten.
Das Kompetenzzentrum für digitale Barrierefreiheit hat eine Checkliste erarbeitet, der Sie alle wichtigen Schritte zur Erstellung barrierefreier PDFs entnehmen können.
Hinweis: Mit Klick auf die Download-Links laden Sie sich die Dateien direkt von der Webseite des Kompetenzzentrums herunter.
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