Erwartungen & Ergebnis
Wenn die Ziele klar definiert werden können, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was zum Projektumfang gehört und was nicht. Wo fängt man im Projekt an und wo hört man auf? Wie weit geht das Projekt? Wir befinden uns im Bereich des “Wo?“. Es kommt vor, dass Projekte einen sehr großen Umfang besitzen und, dass man damit sehr große Erwartungen hat und daher der Zeitplan stark eingeschränkt ist. Zunächst einen kleineren Umfang festzulegen ist eine klügere Lösung, als die Augen zu schließen, um Debatten zu vermeiden, und sich dann in überzogenen Versprechungen wiederzufinden.
Was nicht gesagt wird, ist nicht selbstverständlich… Finden Sie die “Grauzonen” und befragen Sie den „Kunden“ (Kolleg*innen, Schulleitung, Zielgruppe…), um sie zu beleuchten. Nur Informationen, die ans Licht gebracht werden, sind vermittelbar.
Überprüfen Sie die Kohärenz zwischen den umschriebenen Erwartungen und den ausgedrückten Zielen, um sicherzustellen, dass diese immer kompatibel bleiben.
Ein Projekt wird umgesetzt, um eine Antwort auf einen geäußerten Bedarf zu geben. Das Ergebnis ist die erwartete Realität, auf die sich das Projektteam einigt. Die Organisation eines Projekts erfordert häufig eine Aufteilung in verschiedene Teilaufgaben (s. Aufteilung/Zeitmanagement). Diese Teilaufgaben optimieren die Projektorganisation, mobilisieren die Akteure und Ressourcen und optimieren die zu erledigenden Aufgaben. Jede Teilaufgabe kann auch ein Ergebnis liefern.
Letztendlich ist der Liefergegenstand eines Projekts die Summe der Ergebnisse der verschiedenen Teilaufgaben.
Beim Bau eines Hauses zum Beispiel ist der Projekt-Output das erwartete Haus. Dieses Haus wird nicht in einem Zug gebaut. Zu seinem Bau sind viele Schritte erforderlich, und dieses Projekt erfordert eine Aufteilung in Baustellen (Teilaufgaben).
Um die Erwartungen und gewünschte Ergebnisse zu erforschen können Sie sich an folgende Fragen orientieren:
- Wo fängt das Projekt an?
- Wo endet es? Was gehört NICHT zum Projekt (sondern gehört vielleicht verknüpften Projekten oder Folgeprojekten)
- Welche Ergebnisse sollen erzielt werden?
- Was soll geliefert werden (Produkt, Service, Wissen)?
- Wann ist das Projekt wirklich abgeschlossen?
- Welche Dokumente, Freigaben, Aktionen dienen als Ergebnissicherung?
- Entsprechen die erzielten Ergebnisse den Projektzielen (Soll-Ist-Vergleich)?
- Wie wird die Qualität gesichert?
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