Aufteilung & Zeitmanagement

Ein umfangreiches Projekt kann auf dem ersten Blick etwas undurchsichtig erscheinen. Durch eine Aufteilung kann aber ein besserer Überblick verschafft und die Steuerung erleichtert werden.

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Projektstrukturplan

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektplans ist es, sich bewusst zu machen, welche Aufgaben im Projekt oder bezogen auf ein Seminar anfallen. Diese gilt es, in einem sogenannten Projektstrukturplan, zu erfassen.

Im Projektstrukturplanwerden die Projektarbeiten in immer kleinere Einheiten eingeteilt. Das Gesamtprojekt wird so in kleinere und „handlichere“ Teilaufgaben zerlegt. Diese Teilaufgaben werden dann wiederum in Arbeitspakete zergliedert.

Die Arbeitspakete stellen im hierarchisch angelegten Projektstrukturplan die kleinste Arbeitseinheit dar.

Die Aufteilung des Projekts im Rahmen des Projektstrukturplans hat zum Ziel, dass das Projekt, in kleineren Teilen betrachtet, besser zu managen ist. So ist es zum Beispiel möglich, für die Arbeitspakete, Terminpläne und Kostenvoranschläge zu erstellen, diese mit unterschiedlichen Partner*innen, Teams und Stakeholdern zu steuern und so einen besseren Überblick über die einzelnen Bestandteile des Projekts und schließlich über das Gesamtprojekt zu erhalten. Dies garantiert dann wiederum eine bessere Umsetzbarkeit des Gesamtprojekts.

Die Erstellung eines Projektstrukturplans wird deshalb als eine der wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement angesehen. Der Projektstrukturplan ist Grundlage für die Aufgaben‑, Termin‑, Kosten- und Ressourcenplanung und damit der erste Schritt in jedem Projekt.

Diesen können Sie in einer Tabelle wie die folgende festhalten:

Es ist oft sinnvoll einen groben Zeitplan zu erstellen. Auch wenn er keine Informationen wie das Budget oder den Arbeitsaufwand für ein Arbeitspaket oder eine Teilaufgabe enthält, ist ein realistischer Zeitplan ein wichtiger Schlüssel zur Kontrolle, Organisation und Steuerung eines Projekts. Er ist außerdem ein äußerst aussagekräftiges visuelles Mittel, um mit dem Projektteam und allen Beteiligten zu kommunizieren. Achten Sie bei der Erstellung auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter*innen und planen Sie etwas Puffer ein.

Im unten stehenden Beispiel wird den Ablaufplan mit Hilfe eines Gantt Diagramms dargestellt. Dieses bietet eine verständliche Darstellung auf einen Blick. So können Teams sofort folgende Punkte erkennen:

• Die verschiedenen Aufgaben, die zu erledigen sind.
• Die erwartete Zeit bis zur Fertigstellung.
• Die Überschneidung der Aufgaben.
• Die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben.
• Die Dauer des gesamten Projekts.

Fahren Sie mit Ihrer Maus über das Bild, um mehr Informationen zu bekommen.

Grafik: ZfL der Universität zu Köln